วิชา ระบบฐานข้อมูล

วิชาระบบฐานข้อมูล

ความหมายของฐานข้อมูล (Database) 
ฐานข้อมูล หมายถึง กลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กั 

ระบบฐานข้อมูล หมายถึง  ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน เกี่ยวข้องเป็นเรื่องเดียวกันรูปแบบเป็นระเบียบแบบแผน และจัดเก็บไว้ในที่เดียวกัน

 ระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS)Database Management System

 หมายถึง  โปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการกำหนดลักษณะ ข้อมูลที่จะเก็บไว้ในฐานข้อมูล เพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล   

  เสมือนเป็นตัวกลางระหว่าง ผู้ใช้กับฐานข้อมูล                      

1.สรุปเนื้อหาหน่วยที่1

ระบบฐานข้อมูลคือระบบการจัดเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันเกี่ยวข้องเป็นเรื่องเดียวกันโดยมีรูปแบบการจัดเก็บที่เป็นระเบียบแบบแผน และจัดเก็บไว้ในที่เดียวกันทำให้แต่ละหน่วยงานสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้และสามารถแก้ไขปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นได้เมื่อมีการปรับปรุงข้อมูลก็สามารถทำได้โดยผ่านตัวกลางที่เรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล

ระบบจัดการฐานข้อมูล คือโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการกำหนดลักษณะข้อมูลที่จะเก็บไว้ฐานข้อมูลเพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกลงในฐานข้อมูลกำหนดผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ฐานข้อมูลได้พร้อมกับกำหนดด้วยว่าให้ใช้ได้แบบใด

ประโยชน์ในการใช้ระบบฐานข้อมูล

    เมื่อมีการนำระบบจักการฐานข้อมูลมาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกข้อมูลแก้ไขปรับปรุงข้อมูลค้อนหาข้อมูลรวมทั้งกำหนดผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ฐานข้อมูลเป็นต้นทำให้ฐานข้อมูลมีประโยชน์มากมายได้แก่

1.ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล เมื่อมีข้อมูลของหน่วยงานซึ่งจัดเก็บไว้หลายที่ อาจมีข้อมูลในส่วนที่เหมือนกันหลายส่วนเช่น ฝ่ายบัญชี เก็บข้อมูล ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ของพนักงาน และฝ่ายบุคคล เมื่อนำคอมพิวเตอร์มาใช้จัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปของฐานข้อมูลจะทำให้ไม่เก็บข้อมูลซ้าซ้อนกัน

2.ทำให้เกิดความสอดคล้องของข้อมูล ถ้ามีการแก้ชื่อ ที่อยู่ ที่ฝ่ายบุคคล ชื่อและที่อยู่ที่ฝ่ายบัญชีก๊จะถูกเปลี่ยนแปลงไปด้วย เนื่องจากฝ่ายบัญชีจะดึงข้อมูลชื่อและที่อยู่จากฝ่ายบุคคลมาใช้ดังนั้นเมื่อมีการแก้ไขข้อมูลในที่ใดที่หนึ่งข้อมูลอีกที่หนึ่งก็จะถูกเปลี่ยนไปด้วย

3.ควบคุมความถูกต้องของข้อมูล ผู้บริหารระบบฐานข้อมูลสามารถกำหนดกฏเกณฑ์เพื่อให้มีความถูกต้อง

4.สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ การเก็บข้อมูลเดียวกันจะสามารถกำหนดรูปแบบที่แน่นอได้และแต่ละฝ่ายสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้เพราะเป็นมาตรฐานเดียวกัน

5.มีความปลอดภัย การที่ใช้ข้อมูลมารวมอยู่ในที่เดียวกัน สามรถวางมาตรฐานในการแก้ไขและป้องกันได้ดีกว่า สามารถกำหนรหัสผ่านเข้าใช้งานข้อมูลของผู้ใช้แต่ละรายโดยระบบจัดการฐานข้อมูลจะทการตรวจสอบสิทธิ์ในการทำงานกับข้อมูล

6.ขจัดความขัดแย้งในการใช้ข้อมูลร่วมกัน ก่อนที่จะมีการจัดเก็บข้อมูล ต้องมีการตกลงรูปแบบการเก็บอย่างเป็นเอกฉันท์เสียก่อน ทำให้ไม่เวลาในการพัฒนาระบบฐานระบบ

7.ข้อมูลที่จัดเก็บมีความทันสมัย  เมื่อข้อมูลในระบบฐานข้อมูลได้รับการดูแลปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ทำให้ข้อมูลที่จัดเก็บเป็นข้อมูลที่มีความทันสมัย ตรงกับเหตุการณ์ในปัจจุบัน และตรงกับความต้องการอยู่เสมอ

       แต่อย่างไรก็ตามในการฐานข้อมูลนั้น ถึงแม้ว่าการประมวลผลด้วยระบบจัดการฐานข้อมูลจะมีข้อดีหลายประการ แต่ก็มีข้อเสียอยู่บ้างดังต่อไปนี้

1.เสียค่าใช้จ่ายสูง เนื่องจากโปรแกรมที่ใช้ในระบบจัดการฐานข้อมูลจะมีราคาค่อนข้างแพงรวมทั้งเครื่องพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพสูง

2.เกิดความสูญเสียข้อมูลได้ เนื่องจากข้อมูลต่างๆ ภายในฐานข้อมูลจะถูกจัดเก็บอยู่ในที่เดียวกัน ดังนั้นถ้ามีการจัดเก็บข้อมูลเกิดมีปัญหา อาจทำให้ต้องสูญเสียข้อมูลทั้งหมดในฐานข้อมูลได้ ดังนั้นการจัดทำฐานข้อมูลที่ดีต้องมีการสำรองข้อมูลไว้เสมอ

หลักออกแบบฐานข้อมูล

ก่อนที่เราจะเริ่มสร้างฐานข้อมูลนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำการออกแบบฐานข้อมูลเสียก่อน ว่าข้อมูลที่จะนำมาเก็บในฐานข้อมูลประกอบไปด้วยอะไรบ้างและมีการจัดเก็บในรูปแบบใดแล้วค่อยเริ่มต้นสร้างฐานข้อมูลซึ่งขั้นตอนในการออกแบบฐานข้อมูลนั้นมีข้อมูลนั้นมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1.กำหนดวัตถุประสงค์ในการสร้างระบบฐานข้อมูล ว่าต้องการใช้จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใด

2.กำหนดวัตถุประสงค์ในการสร้างฐานข้อมูล

3.สอบถามความต้องการของผู้ใช้ว่าจะต้องป้อนข้อมูลใดบ้างเข้าสู่ระบบ และผลลัพธ์ที่ได้ออกมาจากระบบว่าต้องการอะไรบ้าง

4.วิเคราะห์และรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด

5.จัดกลุ่มข้อมูลที่ต้องการเก็บในระบบฐานข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของตารางโดยพจารณาจากความสัมพันธ์ว่าเป็นเรื่องเดียวกันหรือไม่

6.วิเคราะห์ข้อมูลแต่ละตาราง เพื่อกำหนดเขคข้อมูลหรือฟิลต์ข้อมูลให้ครบถ้วน

7.พิจารณาเขตข้อมูลหลักหรือฟิลต์หลักของแต่ละตาราง

8.วิเคราะห์โครงสร้างข้อมูลที่ได้ตามหลักการNormalization เพื่อให้ได้ตารางข้อมูลที่มีโครงสร้างไม่ซับซ้อนและถูกต้อง

9.กำหนดชนิดข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บว่าอยู่ในรูปแบบใด

10.กำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูลในฐานข้อมูล

11.ออกแบบหน้าจอการใช้งาน

กฎการ Normalization

กฎการ Normalization เป็นกฎที่ใช้ในการออกแบบตาราง เพื่อลดความซ้ำซ้อนNormalization แก้ไขตารางได้ง่ายและถ้าเปลี่ยนแปปลงข้อมูล จะมีผลกระทบต่อข้อมูลอื่นน้อยที่สุด โดยทั่วไปแล้ว เราใช้กฎ Normalization เพียง3ข้อ ก๊เพียงพอในการออกแบบตารางโดยทั่วไปแล้วจากละเอียดทั่งหมด4ข้อดังนี้

1.กฎข้อที่ 1กล่าวว่าจะต้องไม่มีเซลล์ใดในตารางที่มีค่าเกิน1ค่า ดังนั้นเราสามารถทำให้ตารางผ่านกฎข้อที่1 ได้โดยการแยกเซลล์ที่มีค่าเกินหนึ่งออกเป็นเรคอร์ดใหม่

2.กฎขอที่ 2กล่าวว่าตารางที่ผ่านที่ผ่านกฎข้อที่2จะต้องไม่มีแอตตริบิวต์ หรือฟิลต์ที่ไม่ใช้คีย์หลักไปผสมหรือปนอยู่กับส่วนใดส่วนหนึ่งของคีย์หลักจะต้องมีคีย์หลักเต็มๆ เท่านั้น

3.กฎข้อที่ 3กล่าวว่าตารางที่ผ่านกฎข้อที่3จะต้องไม่มีแอตตริบิลต์ใดที่ขึ้นกับแอตตริบิวต์อื่นที่ไม่ใช่คีย์หลัก การแก้ไขให้ผ่านกฎข้อนี้ทำได้โดยแยกตารางออกมาสร้างตารางใหม่

4.กฎข้อที่ 4กล่าวว่าตารางที่ผ่านกฎข้อที่4จะต้องไม่มีการขึ้นต่อกันแบบเชิงกลุ่ม ซึ่งเป็นความสัมพันธ์แบบMany-to-Manyภายในตารางเดียวกัน

ความสามารถของMicrosoft Access2007

1.สร้างแอปพลิเคชั่นฐานข้อมูลต่างๆเช่น ฐานข้อมูลพนักงาน ฐานข้อมูลสินค้า ฐานข้อมูลนักเรียนเป็นต้น

2.สามารถสร้างตารางเก็บข้อมูลและออกแบบโครงสร้างของข้อมูลได้

3.มีเครื่องมือที่ช่วยในการสอบถามข้อมูลจากฐานข้อมูลและสามมารถคำนวณหาผลพันธ์ได้อีกด้วย

4.มีเครื่องฟอร์มที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการข้อมูลได้สะดวกและง่ายยิ่งขึ้น

5.สามารถสรุปรายงานออกมาเป็นรูปแบบต่างๆ

6.มีแม่แบบและเครื่องช่วยที่ช่วยในการสร้างฐานข้อมูลให้สะดวกยิ่งขึ้น

7.สามารถนำข้อมูลเข้าจากฐานข้อมูลอื่นหรือส่งข้อมูลออกไปยังฐานข้อมูลอื่นได้

8.สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลด้วยWindows SharePoint Services เพื่อแบ่งปันข้อมูลAccess 2007 กับทุกคนในทีมได้